Dengan dukungan teknologi, tahapan pengadaan barang dan jasa (procurement) yang panjang, berbelit, dan rumit dapat disederhanakan sehingga menjadi lebih efisien, efektif, transparan, dan akuntabel. Meski begitu, cara kerja dan tahapan e procurement tetap sama seperti pada procurement konvensional. Perbedaannya adalah tahapan tersebut dilakukan dengan dukungan teknologi di mana dokumen yang berkaitan dengan proses e procurement Indonesia tersebut dapat diakses oleh setiap pihak yang terlibat di dalamnya. Karena tidak menggunakan dokumen fisik, pengecekan dan pemantauan terhadap proses pengadaan barang dan jasa pun dapat dilakukan setiap saat di mana pun Anda berada.
Baca juga : E Procurement Indonesia dan Tahapannya
Komponen E-Procurement
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, e-procurement hanya dapat dilakukan dengan dukungan perangkat dan komponen tertentu. Komponen tersebut antara lain perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), sumber daya manusia (SDM), pengguna program e-procurement (user), serta infrastruktur, kebijakan proses bisnis, dan tata kelola perusahaan. Untuk melakukan e-procurement, suatu perusahaan atau instansi wajib memiliki perangkat keras baik komputer, PC, maupun laptop. Namun, perangkat keras atau hardware yang digunakan sebaiknya memiliki spesifikasi yang memadai untuk mendukung perangkat lunak yang akan digunakan. Dengan begitu, perangkat lunak yang digunakan untuk melakukan aktivitas e procurement Indonesia dapat beroperasi dengan lancar tanpa hambatan. Perangkat lunak atau software yang digunakan dapat dipilih sesuai kebutuhan baik sistem online maupun offline. Dari segi SDM, aktivitas e-procurement membutuhkan SDM yang memadai karena banyaknya aktivitas yang harus dilakukan. Adanya dukungan dari berbagai departemen perusahaan akan membuat kegiatan e-procurement menjadi lebih baik. Selain itu, e-procurement juga membutuhkan lebih dari 2 user yang bertanggung jawab terhadap seluruh proses pengadaan barang atau jasa dari awal hingga akhir.
Infrastruktur, kebijakan, tata kelola, dan proses bisnis perusahaan juga tidak kalah penting dalam e procurement Indonesia. Pasalnya, detail-detail tersebut perlu dicantumkan atau diumumkan di e-procurement. Dengan memberikan informasi yang jelas, miskomunikasi antara perusahaan dan pihak lain yang terlibat dalam e-procurement seperti vendor dan supplier pun dapat dihindari.